Raporlama Yanıt Planı

(Şüpheli) bir ihlali bildirdiğinizde, makbuzun onayını alırsınız. Bir özet ve işleme teklifi, Uyumluluk Müdürü tarafından Dürüstlük Komitesine gönderilir.

Bu genellikle raporun alınmasından itibaren iki hafta içinde yapılır. Dürüstlük Komitesi davayı değerlendirecek ve reddedilme veya soruşturma kararı verecektir. Bu karar muhabire iletilecektir. Davanın soruşturulmasına karar verilirse, dava bir araştırmacıya atanır. Araştırmacı, raporun güvenilirliği, bağlamı ve (olası) ciddiyeti hakkında ilk değerlendirmeyi yapar.

Soruşturma gerekli görülürse, Dürüstlük Komitesi bir Soruşturma Ekibi oluşturacaktır. Rapor aşağıdaki durumlarda her zaman soruşturma gereklidir:

- FCPA veya diğer geçerli yolsuzlukla mücadele yasalarının ihlal edildiği iddialarını içeriyorsa;
- anti-tröst yasalarının ihlal edildiği iddialarını içeriyorsa;
- PACCAR EU'nun üst yönetimini içeriyorsa; ve/veya
- aksi takdirde DAF/PACCAR (bundan sonra Şirket) üzerinde büyük veya çok büyük bir itibar etkisi yaratabilirse.

Soruşturma Ekibi bağımsız olmalı ve bu nedenle şüphelinin veya ihbarcının doğrudan bir meslektaşı, astı veya amirini içermemelidir.

Soruşturma Ekibi, Dürüstlük Komitesine soruşturmanın planlanması hakkında ön bilgi sağlayacaktır. Soruşturma Ekibinin birincil rolü, raporla ilgili bilgileri ve belgeleri toplamaktır (gerçek bulma). Şüpheli ihlalin gerçekleşip gerçekleşmediğine dair bir görüş oluşturmak Dürüstlük Komitesinin görevidir.

Soruşturma Ekibi kurulduktan sonra, soruşturmanın amacı ve kapsamı, ideal olarak bir hafta içinde soruşturma planında tanımlanacaktır. Bu noktada ve herhangi bir raporun yapıldığı bağlamı ve güvenilirliği değerlendirdikten sonra, Soruşturma Ekibi Dürüstlük Komitesine bir raporu reddetmesini tavsiye edebilir (örneğin, iddia edilen ihlali doğrulayacak çok az veya hiç kanıt olmaması nedeniyle). Bu durumda, Soruşturma Ekibi bu tavsiyeyi belgeleyecek ve arşivleyecektir. Dürüstlük Komitesinin kararı, muhabire iletilerek doğrulanacaktır.

Soruşturma planlandıktan sonra, aşağıdaki adımlar mümkün olan en kısa sürede tamamlanmalıdır:
- Kanıtların güvence altına alınması
- Görüşmelerin yapılması
- Analizlerin gerçekleştirilmesi ve doğrulanması
- Dürüstlük Komitesine ara durum raporlaması

Soruşturma, raporlamanın alınmasından itibaren 2 ay içinde yapılmalıdır. Belirli durumlarda Dürüstlük Komitesi, muhabire bildirilecek olan soruşturma süresini uzatabilir.

Bulgular ve gözlemler uygun şekilde belgelendirilecektir. Ve Soruşturma Ekibi tarafından Dürüstlük Komitesine nihai bir rapor sunulacaktır. Dürüstlük Komitesi, Nihai Raporun dağıtımını ve sunumunu yalnızca yetkili personele ihtiyaç duyulması halinde sınırlamalıdır.

Bulguların bir özeti veya nihai sonuç, Dürüstlük Komitesi tarafından muhabire sunulacaktır.
Soruşturmanın bulgularına bağlı olarak, Dürüstlük Komitesi, Uyumlulukla ilgili bir şüpheli ihlal veya herhangi bir başka tür şüpheli suistimal durumunda, aşağıdakiler gibi ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere uygun eylem yolu hakkında ilgili hat yönetimine tavsiyede bulunacaktır:

i. Raporun kabul edilemez olduğunu beyan etmek / başka bir önlem almamak.
ii. İlgili çalışanlar için yazılı uyarı, zorunlu eğitim, uzaklaştırma, maaşta indirim, kademe düşürme veya istihdamın sonlandırılması gibi disiplin eylemleri almak.
Bu tür disiplin eylemleri, suistimalin ciddiyetini uygun şekilde yansıtacaktır.
iii. Eğitim, iç kontrollerin güçlendirilmesi, ek politikaların oluşturulması veya dürüstlük ve uyumluluk kültürünü teşvik etmeyi amaçlayan diğer önlemler gibi ek önlemlerin geliştirilmesi.