Muhalif Bildirim Politikası

DAF ile bir istihdam sözleşmesi olan (veya olmuş) tüm bireyler ve DAF için başka türlü iş yapan (veya yapmış) tüm bireyler bir rapor sunabilir. Tedarikçiler, başvuranlar, iş ortakları vb. gibi DAF'ın dış paydaşları da bir rapor sunabilir.

Politika, DAF içinde veya DAF tarafından olası yanlışlar veya (uluslararası) kanun ve yönetmeliklerin ihlalleri şüphelerini bildirmek için kullanılabilir. Örnekler şunlardır:

• (Olası) Cezai suçlar veya (uluslararası) kanun ve yönetmeliklerin ihlalleri;
• PACCAR Davranış Kuralları, PACCAR Standart Politikaları, uyumluluk kuralları veya DAF/PACCAR'ın diğer iç politikalarının ihlalleri; veya
• Uygunsuz eylemler veya ihmaller nedeniyle çevreye yönelik tehditler, halk sağlığına yönelik riskler, kişisel güvenliğe yönelik riskler veya şirketin düzgün işleyişine yönelik riskler.

Olası bir yanlışlıktan ve/veya ihlalden şüpheleniyorsanız veya biliyorsanız, bunu düzenli DAF irtibat kişinize bildirebilirsiniz. Bu bildirim kanalı bir seçenek değilse, isterseniz anonim bir bildirimde bulunabileceğiniz PACCAR Etik Hattını kullanabilirsiniz. Ayrıca, bir bildirimde bulunmadan önce endişelerinizi Uyumluluk Direktörü ile gizli bir şekilde görüşebilirsiniz. Aşağıdaki iletişim formunu kullanarak Uyumluluk Ofisimiz aracılığıyla iletişim kurulabilir.

Ayrıca, ülkenizdeki (varsa) Muhalif Yetkililerden veya diğer yetkililerden (‘Nasıl bildirimde bulunabilirsiniz’ bölümündeki Hollanda örneklerine bakın) şüphelenilen yanlışlar veya Birlik yasası ihlalleri (yerel ve Avrupa yasaları ve yönetmelikleri) hakkında bilgi, tavsiye ve destek talep edebilirsiniz.

DAF'ın raporlama politikasını takip etmeyi seçerseniz, düzenli DAF irtibat kişinize yazılı veya sözlü bir rapor gönderebilirsiniz. İstenirse bu, anonim olarak da yapılabilir. Tamamen anonim bir rapor göndermek istiyorsanız, PACCAR Etik Hattı'nı kullanabilirsiniz. PACCAR Etik Hattı hakkında daha fazla bilgi, PACCAR Etik Hattı web sitesinde SSS bölümünde bulunabilir.

Olası yanlışlık şüpheleriyle ilgili bir rapor gönderirken, bu iyi niyetle yapılmalı ve mümkün olduğunca ilgili bilgilerle desteklenmelidir.

DAF'ın prosedürü aracılığıyla bir rapor göndermek yerine, yanlışlık şüpheleri veya Birlik hukukunun (yerel ve Avrupa yasaları ve yönetmelikleri) ihlalleri konusunda doğrudan yetkili (dış) makama da bir rapor gönderebilirsiniz. Yetkili makamlar şunları içerir (ülkeye özgü, burada Hollanda Makamları):

• Tüketiciler ve Piyasalar Otoritesi (ACM);
•  Hollanda Finans Piyasaları Otoritesi (AFM);
• Hollanda Veri Koruma Otoritesi (AP);
• Hollanda Merkez Bankası (DNB);
• Whistleblower Authority;
• Sağlık ve Gençlik Müfettişliği (IGZ);
• Hollanda Sağlık Otoritesi (NZ);
• Nükleer Güvenlik ve Radyasyondan Korunma Otoritesi (ANVS); ve
• Genel idari emir veya bakanlık düzenlemesi ile belirlenen kuruluşlar ve idari organlar veya bunların parçaları.

DAF'ın prosedürü aracılığıyla raporlama bizim tarafımızdan tercih edilmektedir çünkü bu, şüphelenilen yanlış veya ihlalin daha hızlı bir şekilde ele alınmasını sağlar ve harici olarak raporlanırsa, DAF dahili soruşturma fırsatını kaçırır.

Bir rapor alındığında, Uyumluluk Müdürüne iletilir. DAF, raporu gizli tutmalıdır. Bir raporun işlenmesinde yer alan tüm kişiler, muhabirin açık yazılı izni olmadan muhabirin veya diğer ilgili tarafların kimliğini ifşa etmemeli ve rapor hakkındaki bilgileri gizli tutmalıdır.

Uyumluluk Müdürü veya gerekirse onun görevlendirdiği bir kişi, öncelikle rapora dayanarak hangi eylemin yapılması gerektiğini ve (gerekirse) hangi soruşturmanın yapılması gerektiğini değerlendirir. Uyumluluk Müdürü derhal, ancak en geç yedi gün içinde, muhabire raporun alındığına dair bir onay gönderir. Uyumluluk Müdürü, raporu özel bir sicile kaydeder.

Uyumluluk Müdürü, raporun yazılı olarak belgelenmesini sağlar ve bu belgeleri onay ve imza için muhabire sunar. Muhabir bu belgelerin bir kopyasını alır.

Uyumluluk Direktörü, aşağıdaki durumlar hariç olmak üzere, raporun ardından makul ölçüde mümkün olan en kısa sürede Dürüstlük Komitesine bir soruşturma teklifi sunar:

a) Rapor makul gerekçelere dayanmıyorsa veya

b) Raporun bir yanlış yapma, yanlış yapma şüphesi veya (uluslararası) yasa ve yönetmeliklerin ihlali veya ihlal riski ile ilgili olmadığı önceden açıksa.

Dürüstlük Komitesi soruşturma yapmamaya karar verirse, Uyumluluk Direktörü raporun sunulmasından sonraki iki hafta içinde muhabiri bilgilendirir. Bu karar gerekçelendirilir.

Dürüstlük Komitesi soruşturma yapmaya karar verirse, Uyumluluk Direktörü raporun sunulmasından sonraki iki hafta içinde muhabiri bu konuda bilgilendirir.

Bir raporun ardından soruşturma amacıyla, Uyumluluk Müdürü, Bütünlük Komitesine tavsiyesini formüle etmek için gerekli gördüğü tüm ilgili dahili belgeleri talep etme ve tüm ilgili taraflarla görüşme yetkisine sahiptir.

Gizli niteliği nedeniyle gizli kalması gereken bilgiler sağlanırsa, bu Uyumluluk Müdürüne bildirilir. Uyumluluk Müdürü, gerekli bilgileri elde etmek için uzmanlarla çalışabilir.

Bununla ilişkili maliyetler, katılımdan önce onay için Bütünlük Komitesine sunulur.

Uygunluk Yöneticisi, raporu aldıktan sonra mümkün olan en kısa sürede bulgularını Dürüstlük Komitesine hitaben bir tavsiye raporunda belgeler. Tavsiye raporu, raporun geçerliliğini açıklar ve öneriler içerebilir.

Tavsiye raporu, gerektiğinde, raporlayanı korumak ve Uygunluk Yöneticisine sağlanan bilgilerin gizli niteliğine uygun olarak, Dürüstlük Komitesine anonimleştirilmiş bir biçimde sunulur.

Raporu aldıktan sonra en geç üç ay içinde, Uyumluluk Direktörü veya yönetimden bir üye, rapor sahibine ve raporla ilgili herhangi bir kişiye, Dürüstlük Komitesi'nin rapor hakkındaki esaslı pozisyonunu yazılı olarak bildirir. İstisnai durumlarda, bu süre uzatılabilir. Uyumluluk Direktörü bunu gerekçeleriyle birlikte rapor sahibine yazılı olarak bildirir.

Bu politika kapsamındaki yanlışları iyi niyetle bildiren muhabirler, endişelerini ifade ettikleri için korkutulmayacak veya dezavantajlı duruma düşürülmeyecek (misilleme yapmama politikası) veya başka olumsuz sonuçlarla karşılaşmayacaklardır.

Bu misilleme yapmama politikası, muhabire ve/veya dahil olan herhangi bir üçüncü tarafa yardım eden herkes için de geçerlidir. Misilleme şunları içerir, ancak bunlarla sınırlı değildir:

• Muhabiri zorbalık etmek, görmezden gelmek ve dışlamak;
• Muhabirin performansıyla ilgili asılsız veya orantısız suçlamalarda bulunmak;

• Muhabir veya muhabirin meslektaşlarına herhangi bir biçimde veya ifadeyle gerçek soruşturma, konuşma, iş yeri ve/veya temas yasakları koymak;
  Rapor takip edilirse muhabiri belirli önlemler veya davranışlarla tehdit ederek korkutmak.
  
  

DAF hiçbir biçimde korkutma veya misillemeye müsamaha göstermez ve gerekirse ilgili meslektaşlarına veya yöneticilere karşı disiplin önlemleri alır. Misilleme yapmama politikası, kişisel şikayetler, politika tercihlerinin eleştirilmesi veya vicdani ret durumlarında geçerli değildir. Misilleme yapmama politikası, muhabirin kişisel çıkar sağlamak için hareket etmesi veya bilerek, uygunsuz nedenlerle veya kötü niyetle yapılmış asılsız suçlamalarda bulunması durumunda da geçerli değildir.

Bir muhabir, iddia edilen yanlışların muhabiri olarak pozisyonundan veya bir raporun ardından bir soruşturmaya katıldığı için cezalandırıldığına inanıyorsa, DAF'ın uygun önlemleri alabilmesi için bunu derhal Uyumluluk Müdürüne bildirmesi teşvik edilir.

Muhabirin iddia edilen yanlışlara kişisel olarak karıştığı ortaya çıkarsa, bir rapor hazırlamak muhabiri DAF tarafından olası önlemlerden veya hukuki, cezai veya hukuki sorumluluktan muaf tutmaz. Ancak DAF, bir muhabirin bu politikaya uygun olarak yanlışlardan şüphelendiğini gönüllü olarak ve iyi niyetle bildirdiği gerçeğini her zaman dikkate alacaktır. DAF, gizlilik beyanında belirtildiği gibi soruşturmalar sırasında geçerli gizlilik ve veri koruma yasalarına ve gerekliliklerine uyacaktır.