Ihbar Yapma Politikası

DAF ile çalışma sözleşmesi olan (veya geçmişte olan) tüm bireyler ve DAF için herhangi bir kapasitede çalışan (veya çalışmış olan) tüm bireyler. Tedarikçiler, başvuranlar, ortaklar vb. gibi DAF'ın dış paydaşları da ihbar yapabilir.

Politika, DAF içinde veya DAF'ı ilgilendiren (uluslararası) ulusal yasalar ve düzenlemelerin ihlalleri veya potansiyel yanlış uygulamalar şüphelerini bildirmek için kullanılabilir. Örnekler şunları içerir:

• Olası suçlar veya (uluslararası) ulusal yasalar ve düzenlemelerin ihlalleri;
• PACCAR Davranış Kuralları, PACCAR Standart Politikaları, uyum kuralları veya DAF/PACCAR'ın diğer iç politikalarının ihlalleri; veya
• Çevreye, halk sağlığına, kişisel güvenliğe veya şirketin uygun çalışmasına uygun olmayan eylem veya ihmaller nedeniyle tehditler.

Eğer bir yanlış uygulama veya ihlal olduğuna dair bir şüpheniz varsa veya bunu biliyorsanız, bunu DAF’taki bağlantı kişinize bildirebilirsiniz. Eğer bu bildirim kanalı bir seçenek değilse, anonim olarak bildirimde bulunabileceğiniz PACCAR Etik Hattını kullanabilirsiniz. Ayrıca, bir bildirimde bulunmadan önce endişelerinizi DAF'ın Uyumluluk Direktörü ile gizli olarak da görüşebilirsiniz. Bunu, aşağıdaki iletişim formunu kullanarak Uyumluluk Ofisimizle iletişime geçerek yapabilirsiniz.

Eğer DAF'ın bu bildirim sistemini izlemeyi seçerseniz, bunu yazılı veya sözlü olarak DAF'taki bağlantı kişinize veya iletişim formu aracılığıyla Uyumluluk Direktörüne bildirebilirsiniz. Bu, istenirse anonim olarak da yapılabilir. Eğer tamamen anonim bir bildirimde bulunmak istiyorsanız, PACCAR Etik Hattını kullanabilirsiniz. PACCAR Etik Hattı hakkında daha fazla bilgiye, PACCAR Etik Hattı web sitesindeki 'Sıkça Sorulan Sorular'/'FAQs' bölümünden ulaşabilirsiniz.

Şüphelenilen yanlış uygulamaların bildirilmesi, iyi niyetle ve mümkün olduğunca ilgili bilgilerle desteklenmiş olarak yapılmalıdır.

U DAF bir bildirim yapmak yerine, şüphelenilen yanlış uygulamalar veya AB hukukunun ihlali (yerel ve Avrupa yasaları ve düzenlemeler) ile ilgili doğrudan bir bildirimde bulunabilirsiniz. Yetkili (dış) makamlara doğrudan bildirimde bulunabileceğiniz yetkili makamlar şunlardır:

1. Türkiye Rekabet Kurumu;
2. Türkiye Sermaye Piyasaları Kurumu;
3. Kişisel Verileri Koruma Kurumu;
4. Türkiye Cumhuriyeti Merkez Banaksı;
5. İhbarcı Otoritesi;
6. Sağlık Denetleme Kurumu;
7. Türkiye Cumhuriyeti Sağlık Bakanlığı;
8. Nükleer Düzenleme Kurumu;
9. Tüzel kişilikler ve idari kurumlar veya bunların bir kısmı, genel idari emir veya bakanlık düzenlemesiyle belirlenen.

DAF'a doğrudan bağlantı kişinize, Uyumluluk Direktörüne veya PACCAR Etik Hattı'na bildirimde bulunmak, DAF'ın tercihidir çünkü bu şekilde yanlış uygulama veya ihlal en hızlı şekilde ele alınabilir.

Bir bildirim alındığında, bu bildirim Uyum Direktörüne iletilir. DAF bildirimi gizli tutmakla yükümlüdür. Bildirimi ele alan tüm kişiler, bildirenin veya diğer ilgili tarafların kimliğini açıklamaz ve bildirimle ilgili bilgileri gizli tutarlar. Uyum Direktörü veya gerekliyse görevlendirdiği bir kişi, bildiriye dayalı olarak yapılacak uygun eylemi ve herhangi bir soruşturma ihtiyacını değerlendirecektir.

Uyum Direktörü, bildirimin alındığına dair bir teyit mesajını bildirimi yapan kişiye en geç yedi gün içinde gönderecektir. Bildiri Uyum Direktörü tarafından belirlenmiş bir kayda kaydedilecektir.

Uyum Direktörü, mümkün olan en kısa sürede bir soruşturma teklifi sunacak ve bu bildiriye dayanarak Bütünlük Komitesine sunacaktır, ancak:

• Bildiri makul nedenlere dayanmıyorsa veya
• Bildirinin bir yanlış uygulama, yanlış uygulama şüphesi veya (uluslararası) ulusal yasalar ve düzenlemelerin ihlali veya ihlal riski olmadığı önceden belirgin ise.

Eğer Bütünlük Komitesi bir soruşturma başlatmamaya karar verirse, Uyum Direktörü bildirimin gönderilmesinden sonra iki hafta içinde bildiren kişiyi bilgilendirecektir. Bu kararın gerekçeleriyle birlikte olması gerekmektedir.

Eğer Bütünlük Komitesi bir soruşturma başlatmaya karar verirse, Uyum Direktörü bu kararı bildirimi yapan kişiye bildirecektir ve bu bildirimi gönderimin ardından iki hafta içinde yapacaktır.

Bir bildirimi takiben yapılacak soruşturma için, Uyum Direktörü, tavsiye verebilmek için gerekli gördüğü tüm ilgili belgeleri talep etme ve tüm ilgili tarafları görüşme yetkisine sahiptir.

Doğası gereği gizli kalması gereken bilgiler sağlanıyorsa, bunlar Uyum Direktörüne bildirilecektir.

Uyum Direktörü, gerekli bilgileri elde etmek için uzmanları görevlendirebilir.

Bildirimi aldıktan hemen sonra, Uyum Direktörü, bulguları Bütünlük Komitesine hitaben bir öneri raporunda belgeleyecektir. Öneri raporu, bildirimin geçerliliğini açıklayacak ve varsa önerilerde bulunacaktır.

Öneri raporuyla birlikte öneriler, Bütünlük Komitesine sağlanacak ve bildirimi yapan kişinin korunması için gerektiğinde anonimleştirilecek ve Uyum Direktörüne sağlanan bilgilerin gizliliği gözetilecektir.

Bildirimi aldıktan en geç üç ay sonra, Uyum Direktörü veya Yönetim Kurulu üyesi, bildiri ile ilgili olarak Bütünlük Komitesi'nin durumu hakkında bildirimciyi ve bildiriyle ilgili olan herhangi bir kişiyi yazılı olarak bilgilendirecektir. Olağanüstü durumlarda, bu süre uzatılabilir. Uyum Direktörü, gerekçeleri belirterek, bildirimciyi bu gibi bir uzatmadan yazılı olarak bilgilendirecektir.

Bu politika kapsamında dürüst bir şekilde yanlış uygulamaları bildiren bildirimciler, endişelerini dile getirdikleri için sindirilmeyecek veya dezavantajlı duruma düşmeyecektir (intikam yasağı). Ayrıca, bildirimciyi destekleyen ve/veya diğer ilgili üçüncü tarafları destekleyen bireyler için de bu intikam yasağı geçerlidir. İntikam, ancak bununla sınırlı olmamak üzere şunları içerir:

• Bildirimciyi taciz etmek, yok saymak ve dışlamak;
• Bildirimcinin performansıyla ilgili temelsiz veya orantısız suçlamalar yapmak;
• Bildirimciye veya bildirimcinin meslektaşlarına, herhangi bir şekilde, gerçek araştırma, konuşma, iş yeri veya iletişim yasağı uygulamak;
• Eğer bildirim takip edilirse, bildirimciye belirli tedbirler veya eylemler tehdit ederek bildirimciyi korkutmak.

DAF, herhangi bir şekilde tacizi veya intikamı hoşgörmez ve gerekirse ilgili meslektaşlarını veya amirlerini disiplin önlemleri alır.

İntikam yasağı, kişisel şikayetler, yapılan politika seçimlerine eleştiri veya vicdan objeksiyonları durumlarında geçerli değildir. İntikam yasağı ayrıca, bildirimcinin kişisel kazanç için hareket ettiği durumlarda veya kasıtlı olarak yanlış suçlamalar yapıldığında, uygulanmaz veya kötü niyetle veya kasıtlı olarak nedenlerle yanlış suçlamalar yapıldığında geçerli değildir.

Eğer bir beyan eden kişi, kendisinin olası yanlış uygulamaları bildiren konumundan dolayı veya bir bildirimin ardından yapılan bir soruşturmaya katıldığı için cezalandırıldığını düşünüyorsa, bunu derhal Uyumluluk Ofisine veya doğrudan Uyumluluk Direktörüne bildirmesi teşvik edilmektedir, böylece DAF uygun önlemler alabilir.

Bildirimcinin yanlış uygulamalara kişisel olarak karıştığı tespit edilirse, yanlış uygulamaları bildirme, DAF tarafından (disiplin) önlemlerden veya hukuki, cezai veya yasal sorumluluktan muaf tutmaz. Ancak, DAF her zaman bildirimcinin bu politika çerçevesinde gönüllü ve dürüst bir şekilde şüphelerini bildirdiğini göz önünde bulunduracaktır.

Soruşturmalar sırasında, DAF, geçerli gizlilik ve veri koruma yasalarına ve gereksinimlerine uyacaktır, bunlar iç politikalarında belirtilmiştir.